Kiểm soát dữ liệu kế toán trong doanh nghiệp

Cục Thuế ban hành Công văn số 1902/CT-CĐS về việc phối hợp ngăn chặn hành vi gian lận thuế sử dụng song song hai hệ thống sổ kế toán tài chính, khi một số doanh nghiệp sử dụng hai hệ thống phần mềm để quản lý doanh thu thực tế và kê khai báo cáo thuế.Từ góc độ pháp lý, đây không còn là vấn đề sai sót trong nghiệp vụ kế toán, đó là dấu hiệu cho thấy dữ liệu đã được tổ chức theo hướng làm sai lệch căn cứ xác định nghĩa vụ thuế. Nói cách khác, khi hoạt động kinh doanh ngày càng được số hóa, việc kiểm soát dữ liệu kế toán không còn là công việc nội bộ riêng của bộ phận kế toán, mà trở thành một nội dung trọng yếu trong quản trị doanh nghiệp.  

Pháp luật kế toán đã xác lập rất rõ giới hạn của vấn đề này. Khoản 10 Điều 13 Luật Kế toán 2015 nghiêm cấm hành vi lập hai hệ thống sổ kế toán tài chính trở lên hoặc cung cấp, công bố báo cáo tài chính có số liệu không đồng nhất trong cùng một kỳ kế toán. Đồng thời, luật yêu cầu mỗi đơn vị kế toán chỉ sử dụng một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm; thông tin, số liệu ghi vào sổ kế toán phải chính xác, trung thực, đúng với chứng từ kế toán. Các quy định này cho thấy pháp luật không chỉ yêu cầu doanh nghiệp “có sổ”, mà còn yêu cầu doanh nghiệp bảo đảm tính thống nhất và tính trung thực của toàn bộ dữ liệu phản ánh hoạt động tài chính trong cùng một kỳ kế toán.

Trong nhiều doanh nghiệp, doanh thu không chỉ xuất hiện ở bộ phận kế toán mà còn được ghi nhận tại phần mềm bán hàng, hệ thống quản lý kho, nền tảng thương mại điện tử, công cụ thu ngân và dữ liệu hóa đơn điện tử. Nếu doanh nghiệp không có cơ chế đối chiếu và kiểm soát phù hợp, các số liệu này có thể dần hình thành những “phiên bản” khác nhau của cùng một giao dịch. Trường hợp sự khác biệt đó được tạo lập có chủ đích để tách doanh thu thực tế khỏi doanh thu kê khai, hệ quả pháp lý sẽ không dừng ở xử lý hành chính trong lĩnh vực kế toán và thuế.

Bộ luật Hình sự hiện hành đã đề cập trực tiếp hành vi này tại Điều 221 về tội vi phạm quy định của Nhà nước về kế toán gây hậu quả nghiêm trọng. Một trong các hành vi được nhắc đến là việc lập hai hệ thống sổ kế toán tài chính trở lên nhằm bỏ ngoài sổ kế toán tài sản, nguồn vốn, kinh phí của đơn vị kế toán. Một khi dữ liệu được tổ chức theo hướng tạo ra hai hệ thống phản ánh khác nhau về cùng một hoạt động kinh doanh, trách nhiệm pháp lý đặt ra không chỉ ở doanh nghiệp với tư cách pháp nhân, mà còn liên quan trực tiếp đến người quản lý, điều hành và những cá nhân tham gia thiết lập, vận hành hệ thống đó.

Phần mềm kế toán, phần mềm bán hàng hay công cụ quản trị chỉ là phương tiện; bản thân doanh nghiệp vẫn là chủ thể chịu trách nhiệm về việc dữ liệu được tạo lập, truyền nhận, tổng hợp và phản ánh như thế nào. Do đó, việc lựa chọn giải pháp công nghệ, phân quyền truy cập, kiểm soát thay đổi dữ liệu, phê duyệt số liệu đầu vào và rà soát dấu hiệu bất thường cần được đặt trong một cơ chế kiểm soát nội bộ rõ ràng, thay vì giao rời rạc cho từng bộ phận xử lý riêng lẻ. Ngoài ra, doanh nghiệp cần rà soát toàn bộ quy trình ghi nhận doanh thu, quản lý đơn hàng, xuất hóa đơn, hạch toán và lập báo cáo để bảo đảm chỉ tồn tại một nguồn dữ liệu thống nhất; đồng thời tổ chức đối chiếu thường xuyên giữa số liệu kế toán, số liệu bán hàng và số liệu hóa đơn điện tử.

Có thể thấy, câu chuyện hai hệ thống sổ kế toán không phải là vấn đề kỹ thuật đơn thuần. Trong nhiều trường hợp, đó là cách thức dữ liệu được tổ chức để làm sai lệch doanh thu tính thuế và làm thay đổi nghĩa vụ tài chính của doanh nghiệp đối với Nhà nước. Chính vì vậy, kiểm soát dữ liệu kế toán cần được nhìn nhận như một nội dung nền tảng của quản trị doanh nghiệp. Việc bảo đảm một hệ thống dữ liệu thống nhất, minh bạch và có khả năng đối chiếu không chỉ giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định pháp luật, mà còn góp phần bảo vệ doanh nghiệp trước các hệ quả từ thanh tra, kiểm tra, xử lý vi phạm và trách nhiệm của người quản lý trong quá trình hoạt động.

Luật sư Nguyễn Linh

Công ty Luật TNHH Anfa