NHỮNG LƯU Ý KHI DOANH NGHIỆP ÁP DỤNG HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG ĐIỆN TỬ

Trong những năm qua, nhiều doanh nghiệp đã quen với việc quản lý hồ sơ nhân sự bằng phương thức điện tử như scan hợp đồng lao động, lưu file PDF, gửi email xác nhận hoặc sử dụng một số nền tảng ký điện tử để tối ưu thời gian xử lý hồ sơ. Hiện tại, khi Nghị định 337/2025/NĐ-CP về hợp đồng lao động điện tử và Thông tư 08/2026/TT-BNV hướng dẫn thi hành được ban hành, doanh nghiệp cần lưu ý những quy định mới về cách thức giao kết và lưu trữ hợp đồng lao động điện tử, từ bước giao kết, xác nhận, quản lý dữ liệu đến lưu trữ hồ sơ điện tử phải bảo đảm các yêu cầu về pháp lý, kỹ thuật và chứng cứ khi cần kiểm tra hoặc giải quyết tranh chấp.

Hợp đồng lao động điện tử cần có hồ sơ chứng minh rõ ràng

Đối với hợp đồng giấy, việc chứng minh giao kết dựa vào chữ ký, con dấu, bản gốc do doanh nghiệp lưu giữ và bản hợp đồng giao cho người lao động. Khi có tranh chấp, các bên đối chiếu chữ ký, nội dung hợp đồng, thời điểm ký và quá trình thực hiện hợp đồng.

Đối với hợp đồng lao động điện tử, ngoài nội dung điều khoản, việc chứng minh phụ thuộc vào cách hợp đồng được giao kết, xác thực và lưu trữ trên hệ thống. Doanh nghiệp cần có cơ sở để xác định người ký, thời điểm ký, phương thức ký, tính toàn vẹn của dữ liệu sau khi ký và quá trình hợp đồng được ghi nhận, quản lý trên hệ thống.

Mã định danh hợp đồng trở thành dữ liệu được quản lý tập trung

Hợp đồng lao động điện tử sau khi được giao kết sẽ được lưu trong hệ thống nội bộ của doanh nghiệp hoặc nhà cung cấp eContract. Theo quy định, hợp đồng lao động điện tử phải được gửi về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để được cấp mã định danh duy nhất. Mã định danh này xác lập sự tồn tại của hợp đồng trong hệ thống quản lý tập trung.

Thông tư 08/2026/TT-BNV phân biệt mã định danh đối với hợp đồng lao động điện tử giao kết mới, hợp đồng được chuyển đổi từ hợp đồng giấy và hợp đồng lao động điện tử đã giao kết trước thời điểm áp dụng cơ chế mới.

Hợp đồng lao động điện tử là hồ sơ dữ liệu cá nhân nhạy cảm

Hợp đồng lao động chứa nhiều thông tin quan trọng của người lao động, bao gồm: họ tên, ngày sinh, số định danh cá nhân, địa chỉ cư trú, thông tin liên hệ, chức danh, mức lương, phụ cấp, tài khoản ngân hàng, thông tin bảo hiểm, nghĩa vụ bảo mật ...

Khi các thông tin này được đưa vào nền tảng điện tử, doanh nghiệp không chỉ là người sử dụng lao động, mà còn đang xử lý dữ liệu cá nhân của người lao động. Điều này kéo theo nghĩa vụ tuân thủ pháp luật về dữ liệu, an toàn thông tin, an ninh mạng và bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Chuyển đổi hợp đồng giấy sang điện tử

Để chuyển đổi hợp đồng giấy sang dạng điện tử một cách an toàn, doanh nghiệp cần có quy trình xác thực lại danh tính của các bên, xác nhận tính toàn vẹn của nội dung, ký số xác nhận bởi người có thẩm quyền và gửi lên nền tảng để được cấp mã định danh phù hợp. Việc này đặc biệt quan trọng đối với các hợp đồng dài hạn, hợp đồng của nhân sự chủ chốt, hợp đồng có thỏa thuận bảo mật, thỏa thuận không cạnh tranh, cam kết đào tạo, cam kết bồi hoàn chi phí hoặc các điều khoản về tiền lương, thưởng, hoa hồng, quyền sở hữu trí tuệ.

Hợp đồng lao động điện tử giúp doanh nghiệp xử lý hồ sơ nhân sự thuận tiện hơn, giảm thời gian ký kết, giảm chi phí lưu trữ và dễ dàng tra cứu khi cần thiết. Việc thực hiện đúng quy định, giúp doanh nghiệp quản lý quan hệ lao động rõ ràng hơn và thuận lợi hơn trong việc chứng minh hồ sơ, tài liệu khi có kiểm tra hoặc phát sinh tranh chấp.

Luật sư Nguyễn Linh